2015-08-25

Zarządzanie czasem w aptece

Jednym z najcenniejszych zasobów w rzeczywistości, w której żyjemy jest czas. Każdego dnia musimy dokonywać wyborów dotyczących tego czym się zajmiemy, co przełożymy na później, czego nie zrobimy wcale. Szeroka paleta możliwości, którą mamy do wyboru niemal w każdej dziedzinie naszego życia paradoksalnie sprawia, że coraz trudniej jest nam podejmować decyzje i dokonywać wyborów. Nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Problem ten jest nam znany nie tylko z naszego życia prywatnego, ale spotykamy się w nim również w codziennej pracy apteki.


Po czym poznać, że mamy problem z zarządzaniem czasem własnym i zespołu?

Wyobraźmy sobie aptekę, w której występują okresy, w których pracownicy i kierownik nie nadążają z planową realizacją zadań, mają opóźnienia, zostają po godzinach. Personel jest coraz bardziej zestresowany i zmęczony, rośnie napięcie. Obniża się jakość obsługi pacjenta, co wprost przekłada się na wyniki. Jeśli obserwujesz takie momenty w swojej aptece to znak, że warto się pochylić nad tematem zarządzania czasem.
Problem z efektywnym wykorzystaniem czasu może mieć również zupełnie inna apteka. Znasz apteki, w których personel nie wie czasem, co ze sobą zrobić, nie ma konkretnych zadań do wykonania i zwyczajnie nudzi się? To również są apteki, w których konieczne jest skupienie się na zagadnieniu wykorzystania czasu.

Czas, w którym się nudzimy zawsze można lepiej wykorzystać!

Jest jeszcze jeden typ miejsca pracy, w którym czas jest niepoprawnie zagospodarowany. Jest to miejsce, w którym jeden lub kilku pracowników wykonują większość obowiązków podczas, gdy pozostali nudzą się i biernie się temu przyglądają. Prowadzi to do nieuchronnej demotywacji zarówno tych, którzy mają nadmiar obowiązków, jak i tych, którzy mają ich za mało.
Jeśli któraś z przytoczonych sytuacji pasuje do obrazu, który widzisz na co dzień w swojej aptece, to znak, że czas coś zmienić.

Jak poradzić sobie z tymi problemami?

Pomocnym narzędziem, które pozwala zapanować nad swoim czasem jest model Pilne/Ważne.
Zrób listę rzeczy, na które poświęcasz czas w swojej pracy. Możesz uszeregować je poczynając od tych, na które poświęcasz najwięcej czasu, do tych, które zajmują Ci najmniej czasu. Wypisz wszystko, zarówno duże projekty, tzw. słonie, jak i wyjście na kawę lub papierosa.
Następnie umieść wszystkie wymienione zadania na osi podobnej do tej:

 



Model Pilne/Ważne upraszcza i porządkuje rzeczywistość, dzieląc zadania do wykonania wg. dwóch kryteriów:
1.  Pierwsze kryterium to pilność. Pilne oznacza, że dane działanie wymaga natychmiastowej uwagi. Charakterystyką spraw pilnych jest ich widoczność np. dzwoniący telefon, zostawiona wiadomość na biurku „zadzwoń natychmiast”.
2.  Drugie kryterium to ważność. Zadania ważne to takie, które prowadzą do realizacji celów zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym.

Jeśli wszystko znalazło się w kategorii ważne i pilne to zastanów się jeszcze raz. Albo doprowadziłeś do momentu, w którym wszystko w Twojej pracy się pali albo masz trudność z nadaniem swoim zadaniom priorytetów.
Ułatwić to mogą Ci pytania, na które warto byś sobie odpowiedział: Jak to zadanie wpłynie na realizację celów apteki i moich? Jak to zadanie wpłynie na efektywność apteki? Jak to zadanie wpłynie na Pacjenta? Jak to zadanie wpłynie na mój rozwój zawodowy?

 

Zasada Pareto

Pamiętajmy o słynnej zasadzie Pareto: 20 % działań jest odpowiedzialne za 80 % efektów.
I tak: 20 % klientów powoduje 80% sprzedaży. 20 % pracy konsumuje 80% czasu i zasobów.
Zastanów się, jak rozkłada się Twoje 80/20.
Ważne, by w swojej codziennej pracy koncentrować się na tych działaniach, które faktycznie przyniosą Ci efekty. Często odkładamy je na potem, odsuwamy w czasie lub na półkę woląc załatwić wcześniej wiele bardzo mało istotnych dla nas spraw. Natomiast to te istotne sprawy są w stanie doprowadzić nas do realizacji celów.


Jak efektywnie zarządzać swoimi zadaniami?

Wracając do siatki Pilne/Ważne zwanej macierzą Eisenhowera, efektywna strategia zarządzania swoimi codziennymi zadaniami jest następująca:
- zadania ważne i niepilne - planuj! Na te zadania masz dużo czasu, mają one również dużą wagę. Najczęstszy błąd, który jest popełniany przy takich działaniach to odsuwanie ich w czasie w nieskończoność, aż do momentu, kiedy staną się one...
...- ważne i pilne - działaj! W takich sytuacjach grunt często już pali nam się pod nogami. Mamy do czynienia z bardzo istotną sprawą, na którą mamy niewiele czasu. Trzeba działać natychmiast. W miarę możliwości, by uniknąć sobie niepotrzebnego stresu unikajmy takich sytuacji zarządzając odpowiednio zadaniami ważnymi, ale jeszcze niepilnymi.
- zadania nieważne i niepilne - zrezygnuj! Najprawdopodobniej nic się nie stanie jeśli przestaniesz je robić. Jeśli tak jest, odpuść.
- zadania nieważne i pilne - deleguj! Jeśli tylko masz komu szukaj wsparcia, przekazuj te zadania innym osobom, bardziej wykwalifikowanym w tym zakresie, mającym więcej czasu i takim, na których faktycznie spoczywa odpowiedzialność za ich wykonanie. Często bierzemy na siebie tzw. "nie swoje małpy". Mając dobre intencje podejmujemy się wykonania zadań, które "nie należą do nas". Zaniedbujemy przez to te sprawy, które mogą ważyć o naszej przyszłości i przyszłości apteki. Dlatego delegujmy!


Co jeśli zarządzasz apteką i kierujesz zespołem aptecznym?

Jeśli jesteś kierownikiem apteki, to zajęcie się sprawą efektywnego zarządzania czasem jest dla Ciebie podwójnie ważne. Oprócz poprawy własnej efektywności poprzez wdrożenie np. zaproponowanych powyżej narzędzi, Twoją odpowiedzialnością jest wsparcie zespołu w tym, by czas przestał być dla pracowników problemem. To od Ciebie bowiem zależy to, jakie cele realizują pracownicy, kto za co odpowiada. To Ty delegujesz zadania odpowiednim osobom i je następnie rozliczasz.
Obserwuj zespół i sprawdź to ile czasu zajmują pracownikom poszczególne zadania. Na podstawie swoich obserwacji zaplanuj realizację zadań w czasie przydzielając je odpowiednim osobom według ich doświadczenia, kompetencji, kwalifikacji, ale także biorąc pod uwagę, to jakie zadania ich motywują. Motywuj pracowników do realizacji tych zadań poprzez stawianie im celów i sprawdzaj wyniki w z góry ustalonym czasie.
Dziel się także odpowiedzialnością i zadaniami. Zastanów się, co musisz zrobić  sam, a co możesz przekazać do wykonania innym pracownikom. Zaufaj w to, że oni wykonają zadanie równie dobrze jak Ty. Początkowo mogą potrzebować więcej uwagi i wsparcia, ale to na pewno zaprocentuje w przyszłości czasem dla Ciebie na to, co naprawdę ważne.
Pamiętaj, że nie jesteś niewolnikiem czasu. To od Ciebie zależy co z nim zrobisz i jak go wykorzystasz. Możesz nie podejmować żadnych działań zmierzających do poprawy Twojej sytuacji i pogodzić się z tym, że nie panujesz nad swoim czasem. Możesz odpuścić uznając, że wszystko i tak „jakoś się kręci”. Do czego doprowadzi Cię takie podejście?
Możesz też zdecydować o zmianie i zacząć ją wdrażać. Sam wiesz ile czasu masz na decyzję, co z tym zrobisz.


Julitta Dębska
Trener Aptekarskiej Szkoły Zarządzania

Szkolenia w miesiącu
Czerwiec 2019
  • Po
  • Wt
  • Śr
  • Cz
  • Pt
  • Sb
  • Nd
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30
Newsletter

Chcesz otrzymywać na bieżąco informacje o szkoleniach? Zapisz się do newsletter`a!

Kontakt

Aptekarska Szkoła Zarządzania

ul. Szosa Bydgoska 58

87-100 Toruń

Wyślij e-mail

 

Wspópracujemy z: