2020-12-04

FINANSE DLA FARMACEUTÓW Wpis 3 – Analiza finansowa apteki. Zwiększamy przychody

Minęło trochę czasu od publikacji artykułu, w którym podpowiadałam jak zacząć i skutecznie wdrożyć zarządzanie kosztami w aptece. Wierzę, że podjąłeś się tego niełatwego zadania i już wiesz jaki jest Twój miesięczny zysk, jakie ponosisz koszty a być może znalazłeś koszty zbędne (zaliczane do trzeciej grupy) i już je zdążyłeś zredukować. Jeśli tak, to czas najwyższy przyjrzeć się bliżej aptecznym przychodom. Pewnie nie raz zastanawiałeś się czy Twój biznes nie mógłby lepiej prosperować, czyli co zrobić by zwiększyć przychody? Jak wygenerować większą sprzedaż?


Zacznijmy od przychodów. Zdecydowanie największym ich źródłem jest sprzedaż realizowana w aptece. Są jednak możliwości uzyskania dodatkowych źródeł dochodu. Jedną z nich są przychody od producentów w postaci faktur marketingowych za wynajęcie powierzchni ekspedycyjnej w aptece. Mogą to być opłaty za wydzielony fragment na półkach aptecznych, na sali ekspedycyjnej czy w witrynie apteki. Taka wydzielona specjalnie dla konkretnego producenta strefa, z ustalonymi przez obie strony warunkami ekspozycji może być stałym źródłem dodatkowego przychodu.


Inną możliwością jest przystąpienie apteki do programu partnerskiego lub franczyzowego. W obu przypadkach – po spełnieniu warunków wynikających z umowy – można liczyć na kilkaset złotych dodatkowego przychodu w miesiącu, ale też mi.in. na lepsze warunki zakupu asortymentu aptecznego, wsparcie marketingowe i operacyjne. Warto przeanalizować kilka ofert, by wybrać najbardziej atrakcyjną dla swojej apteki.

 

Wróćmy do sprzedaży. Słowo się rzekło – już wiesz, że to największe źródło Twojego przychodu a jednocześnie obarczone nieprawdopodobną ilością czynników zmiennych.
Wyobraźmy sobie statystyczną polską aptekę. Jej średnia miesięczna sprzedaż wyniosła w październiku 2020r. 266 tyś. zł. netto. (1) Ta właśnie apteka notuje wzrosty i spadki w sprzedaży w związku z:
- sezonowością; najlepsze miesiące dla aptek to okres od września do czerwca, ze szczytem sprzedaży w grudniu;
- zmieniającym się otoczeniem: otwarcie lub zamknięcie okolicznych sklepów, galerii, przychodni ma ogromny i szybki wpływ na wyniki sprzedaży;
- zmieniającymi się cenami produktów leczniczych, wyrobów medycznych i pozostałych kategorii asortymentowych; nie bez znaczenia jest tu także wpływ zmieniających się list produktów refundowanych;
- sposobem zarządzania (ekspozycją, magazynem, zakupami a także personelem).

Ta mnogość czynników bezpośrednio wpływających na sprzedaż w aptece z pewnością nie ułatwia zarządzania wskaźnikami sprzedaży. Spróbujmy jednak zastanowić się dlaczego jedni radzą sobie lepiej a inni gorzej. Dlaczego średnia miesięczna sprzedaż w aptece indywidualnej wyniosła w październiku 2020r. 181 tyś. zł. netto a w sieciowej (powyżej 4 aptek) – 350 tyś. zł. netto? (2) Odpowiedź na te pytania będzie też próbą zebrania głównych determinantów sprzedaży w polskich aptekach. Dziś zajmę się jednym z nich, szczególnie istotnym w dobie pandemii.

Jednym z najważniejszych czynników decydujących o wyborze apteki przez pacjenta, jest dostępność produktów.  Pacjent wręcz oczekuje realizacji wszystkiego po co przyszedł podczas jednej wizyty w aptece. Zatem kluczowe z punktu widzenia sprzedaży będzie świadome zarządzanie magazynem apteki. Mam na myśli uzupełnianie stanów magazynowych apteki wynikające z przeprowadzonych analiz, maksymalnie dopasowane do oczekiwań lokalnej społeczności, uzupełniające asortyment sąsiadujących punktów handlowych i jednocześnie odpowiadające możliwościom magazynowym i finansowym apteki. Mamy do dyspozycji kilka narzędzi, z których możemy skorzystać:
• Raporty w systemie aptecznym - szczegółowa analiza sprzedaży pozwala uzupełnić magazyn o produkty najczęściej rotujące. (3)
• Rynkowe raporty sprzedaży np. od IQVIA – ich wnikliwa analiza pozwala uzupełnić magazyn apteczny o produkty najczęściej sprzedawane. Nie ma powodu by twierdzić, że dany produkt się nie sprzedaje, skoro jest w setce najczęściej sprzedawanych produktów w okolicy.    
• Badanie niezaspokojonego popytu czyli zbieranie zapytań pacjentów i uwzględnianie ich podczas zamówień. Co ważne, nie ma już potrzeby robienia zapisów na kartce. W aptekach pracujących na programie KS AOW jest możliwość uruchomienia narzędzia, w którym możemy w łatwy sposób odnotowywać zapytania pacjentów a potem te zgłoszenia analizować i decydować o wprowadzeniu danego produktu na stan apteki. (4)
• Raport zapytań pacjentów w danym rejonie od KtoMaLek.pl czy GdziePoLek.pl; na ich podstawie wiemy czego najczęściej pacjenci szukali w okolicy naszej apteki.

 

Korzystanie z wymienionych narzędzi jest szczególnie istotne w uzupełnianiu asortymentu RX-wego. Produkty OTC, które charakteryzują się wyższą wymienialnością, powinniśmy uzupełniać zgodnie z przyjętą w aptece kategoryzacją, profilem apteki, otoczeniem handlowym, preferencjami naszych pacjentów i warunkami zakupowymi.
Musimy jednak mieć świadomość, że choćbyśmy bardzo chcieli nie jesteśmy w stanie zgromadzić w aptece wszystkiego o co może w danym dniu zapytać pacjent. Jednak apteki, które dają pacjentom poczucie pełnej dostępności produktów rosną w siłę. To poczucie pełnej dostępności budują oczywiście nie przez rozrastający się magazyn a przez szczegółową analizę produktów niezbędnych, ale także przez rozwijanie umiejętności pracy na odpowiednikach i dostępie do apteki internetowej. O rosnącej sile aptek internetowych przeczytasz w następnym artykule. Już dziś zapraszam!

 

Źródła:

(1) https://www.pexps.pl/files/upload/files/PEX_RaportMiesieczny_WWW_20201124.pdf; odczyt: 26.11.2020 r.

(2) https://www.nia.org.pl/2020/11/17/iqvia-podsumowanie-pazdziernik-2020/; odczyt: 26.11.2020r.

(3) Ścieżki dostępu do analizy w programie KS-AOW:

  • Analizy --> Sprzedaż leków --> podaj zakres dat --> [F2] OK --> otrzymany wynik posortuj po kolumnie Ilość sprzedana, by uzyskać najczęściej sprzedawane produkty w Twojej aptece;
  • Analizy --> Generator tabel --> Towary --> Towary najczęściej sprzedawane w okresie --> podaj zakres dat --> [ENT] OK --> otrzymasz listę stu najczęściej sprzedawanych towarów we wskazanym okresie czasu wraz z ich aktualnym stanem magazynowym.

(4) Informacja jak włączyć i używać: https://www.ks-omnipharm.pl/Pomoc/KS-OmniPharm-InstrukcjaUzytkownika.html?34Badanieniezaspokojonegopopytuw.html; odczyt: 02.12.2020r.

Marta Bałazińska

Ekspert ds. doskonalenia i rozwoju aptek

Szkolenia w miesiącu
Styczeń 2021
  • Po
  • Wt
  • Śr
  • Cz
  • Pt
  • Sb
  • Nd
Newsletter

Chcesz otrzymywać na bieżąco informacje o szkoleniach? Zapisz się do newsletter`a!

Kontakt

Aptekarska Szkoła Zarządzania

ul. Forteczna 35-37

87-100 Toruń

Wyślij e-mail
 

 

Współpracujemy z: