2020-10-26

Finanse dla farmaceutów: Analiza finansowa apteki. Bierzemy pod lupę koszty

Jest mi szalenie miło, że znów postanowiłeś przyjrzeć się bliżej swoim aptecznym finansom. Dziś pod lupę bierzemy koszty apteki, tak byś mógł wreszcie podliczyć swój miesięczny zysk. I nie mam na myśli zysku, który wskazuje tabelka z programu aptecznego, bo ten, jak wiesz po przeczytaniu pierwszego artykułu z cyklu Finanse dla farmaceutów, wskazuje jedynie wypracowaną marżę detaliczną. Ja zachęcam do podliczenia swojego faktycznego miesięcznego zysku, czyli różnicy między całkowitymi przychodami a całkowitymi kosztami poniesionymi na prowadzenie działalności.


Prowadzenie własnej apteki, nie dość że wymaga dostosowania się do licznych regulacji, to jest jeszcze skomplikowanym i kosztownym biznesem. Koszty personelu, koszty najmu lokalu, koszty aktualizacji programów aptecznych, itd. pochłaniają dużą część wypracowanej marży. Studia przygotowujące do pracy w zawodzie farmaceuty pomijają kwestie zarządzania finansami, co później nie ułatwia zadania tym, co zdecydowali się na prowadzenie własnej działalności. Jak mawiał wybitny teoretyk i myśliciel zarządzania XX wieku Peter Drucker „nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć”. Dobra wiadomość jest taka, że ponoszone w aptece koszty są w pełni mierzalne a skoro tak, to można nimi zarządzać. To zarządzanie kosztami w aptece polega na:


• planowaniu ponoszonych kosztów,
• realizowaniu założonych planów budżetowych
• wprowadzaniu zmian, jeśli są konieczne.

 

Wyobraźmy sobie sytuację, że właściciel apteki szczegółowo zaplanował poziom swoich wydatków na najbliższy kwartał biorąc pod uwagę aktualne wyniki sprzedażowe. Nagle okazało się, że z powodu pandemii pracująca obok przychodnia zamknęła się i liczba pacjentów odwiedzających tę aptekę spadła o 50%. W tej sytuacji utrzymanie zaplanowanego poziomu kosztów nie zakończy się dobrze. Wypracowany zysk będzie niższy niż zaplanowany i pewnie mocno uszczupli portfel właściciela. Ten jeden przykład pokazuje, że samo planowanie i trzymanie się założonego planu budżetowego, to jeszcze mało. Istotą zarządzania finansami aptecznymi jest szybkie dostosowanie się do zmieniających warunków. Żeby to było możliwe należy zacząć od skrupulatnej i samodzielnej analizy obecnej sytuacji Twojej Apteki. Pomogą Ci w tym 4 zaproponowane niżej kroki:

 

1. Spisuj na bieżąco WSZYSTKIE koszty związane z prowadzoną działalnością i sumuj na koniec każdego miesiąca. Możesz to robić w notatniku, ale lepszy będzie arkusz w Excelu, który pozwoli na szybkie porównania zmian w poszczególnych miesiącach i ułatwi podsumowanie na koniec roku. Ważne byś wyrobił w sobie pewnego rodzaju nawyk: kupuję coś do apteki – notuję ten wydatek , robię przelew – notuję ten wydatek, płacę serwisantowi IT – notuję ten wydatek. Każdy, nawet drobny koszt jest ważny. Nie pomijaj tych, które wydają się błahe. Płacisz 15zł miesięcznie za prenumeratę branżowego magazynu? Wydaje się niewiele ale w skali roku to już 180zł.

 

2. Dziel spisywane koszty na trzy grupy.

 Do pierwszej grupy zalicz wszystkie koszty, które są niezbędne do prowadzenia i utrzymania apteki (np. koszty wynagrodzeń pracowników, koszty najmu czy koszty walidacji wag aptecznych). Tu znajdą się też koszty przynoszące zysk w krótkiej lub dłuższej perspektywie (np. koszt wyraźnego oznaczenia apteki czy utrzymanie apteki internetowej).
 Do grupy drugiej przypisz koszty, które ponosisz by poprawić komfort pacjentów, Twoich pracowników i Twój. Tu mogą się znaleźć opłaty za dystrybutor z wodą dla pacjentów, faktura za ekspres do kawy, z którego Ty i Twoi pracownicy chętnie korzystacie,  lub rata leasingowa za samochód, którym codziennie rano dojeżdżasz do swojego miejsca pracy.  
 Do grupy trzeciej wrzuć wszystkie pozostałe koszty. Stanowią one grupę tzw. kosztów pominiętych czyli takich, które ponosisz, ale nie wnoszą żadnej wartości do Twojego biznesu.


Pamiętaj o ważnej rzeczy, nie ma sztywnego przypisania kosztów do tych trzech grup. Wszystko zależy od sytuacji, Twoich preferencji, zaplecza finansowego. Wyobraź sobie aptekę przed pandemią. Miałeś wykupiony abonament na przywoływany już tu dystrybutor z wodą. Twoi pacjenci często z niego korzystali. Wówczas koszt za wymianę, czyszczenie i uzupełnianie dystrybutora zaliczyłabym do grupy drugiej – poprawiającej komfort pacjentom. A co się dzieje teraz, w dobie koronawirusa? Funkcjonowanie w reżimie sanitarnym spowodowało wstawienie dystrybutora na zaplecze apteki a Ty dalej płacisz abonament. Wtedy przerzucasz ten koszt do grupy trzeciej i … no właśnie, i co dalej?

 

3. Szybko wycinaj koszty, które przypiszesz do grupy trzeciej. Już wiesz, że ta grupa zbiera koszty, które w aktualnej sytuacji nie przynoszą Ci żadnej korzyści. Ponosisz je bo się zagapiłeś, zapomniałeś o nich. Może się okazać np. że kilka lat temu podjąłeś decyzję o wykupieniu prenumeraty czasopisma, w którym opisywane są nowości kosmetyczne i do lektury którego zachęcałeś swoich pracowników, by byli na bieżąco z nowościami w tej kategorii. W ostatnim czasie obok apteki otworzyła się specjalistyczna drogeria i zasadnym było wycofanie się z asortymentu dermokosmetycznego, magazyn wciąż dociera do apteki a Ty za niego płacisz. Nie czekaj, wytnij ten koszt.

 

4. Analizuj koszty z grupy pierwszej i drugiej przynajmniej raz na kwartał. Mogę śmiało powiedzieć, że to najważniejszy i najtrudniejszy punkt. W idealnej sytuacji, przy osiąganiu zysku, który jest dla Ciebie satysfakcjonujący a właściwie taki, że mówisz jest świetnie, nie potrzebuję więcej, w ogóle nie musiałbyś tej analizy prowadzić. Ale nie oszukujmy się, zawsze jest ochota na więcej. I właśnie dlatego systematyczna analiza kosztów z pierwszej i drugiej grupy pozwoli Ci osiągać większe zyski lub utrzymać dotychczasowe w sytuacji spadających przychodów. Ważne byś znalazł czas w swoim kalendarzu na tę analizę i nie czekał aż przyjdzie kryzys. Zarządzanie finansami w kryzysie, to ostateczność. Nie czekaj na kryzys, zaprzyjaźnij się z matematyką już teraz. Zastanów się czy masz zoptymalizowane koszty wynagrodzeń, mówiąc wprost, czy zatrudnienie w Twojej aptece jest dostosowanego do aktualnego natężenia ruchu i wykonywanych usług? Czy jest szansa na zmianę wysokości czynszu? Czy nie ma przestrzeni na zmniejszenie opłat za media? Kiedy ostatni raz renegocjowałeś umowę za prąd, telefon, Internet, terminal płatniczy? A w przypadku kosztów z grupy drugiej – czy na pewno mnie na nie stać? Jeśli się okaże, że nie, konieczne będą zmiany. Pamiętaj, że zmniejszanie komfortu i pracownikom i sobie nie będzie przyjemne i trzeba się do tego odpowiednio przygotować stawiając na szczerą komunikację, ale też konsekwencję w działaniu.

 

Na koniec, by zachęcić Cię do pracy z własnymi finansami, przypominam, że skrupulatny raport kosztów pozwoli Ci wyliczyć osiągany zysk a w przyszłości umożliwi planowanie swoich przychodów. Mogę Cię zapewnić, że zaplanowanie oczekiwanego zysku a potem zrealizowanie postawionego planu nie tylko jest realne ale daje też mnóstwo satysfakcji i uwalnia od życia w stresie „z dnia na dzień”.

 

Marta Bałazińska
Ekspert ds. doskonalenia i rozwoju aptek

Szkolenia w miesiącu
Grudzień 2020
  • Po
  • Wt
  • Śr
  • Cz
  • Pt
  • Sb
  • Nd
Newsletter

Chcesz otrzymywać na bieżąco informacje o szkoleniach? Zapisz się do newsletter`a!

Kontakt

Aptekarska Szkoła Zarządzania

ul. Forteczna 35-37

87-100 Toruń

Wyślij e-mail
 

 

Współpracujemy z: