2014-06-29

Efektywne Zarządzanie Personelem w Aptece

„Wytyczaj cele; chwal zachowania, udzielaj reprymendy za zachowania, zachęcaj ludzi, mów prawdę, śmiej się, pracuj, ciesz się i zachęcaj ludzi, z którymi pracujesz by robili to, co Ty!” /Kenneth Blanchard, Spencer Johnson/

 

Podczas wielu lat pracy z właścicielami, kierownikami aptek często słyszałam pytania: Jak dobrze zarządzać ludźmi? Jak skutecznie motywować zespół i każdego z osobna? Jak być jednocześnie wymagającym i „ludzkim” szefem? Czy jest jakiś jeden, sprawdzony i zawsze skuteczny sposób zarządzania zespołem?
Nie ma jednej, uniwersalnej metody zarządzania zespołem. Każdy pracownik apteki jest innym człowiekiem, ma różne potrzeby uświadomione i nie. Sukces w zarządzaniu zespołem w przeważającej mierze zależy od… zarządzającego. Tylko prawdziwy przywódca „porwie” za sobą ludzi. Człowiek, który nie tylko posiada wiedzę, doświadczenie ale taki, który również posiada charyzmę. W niniejszym artykule skupię się na motywowaniu zespołu, odkrywaniu potrzeb i przewodzeniu zespołowi pracowników apteki.

 

Alan Loy McGinnis w książce: „Sztuka motywacji” wymienia 12 zasad wydobywania z ludzi tego, co w nich najlepsze. To bardzo mądre i wartościowe reguły, które warto znać i przede wszystkim stosować.

 

Zasada nr 1
OD LUDZI, KTÓRYMI KIERUJESZ OCZEKUJ TEGO, CO NAJLEPSZE

Dobry przywódca pozwala swoim pracownikom na „rozwinięcie skrzydeł”. Prezentuje postawę pozytywną, pełną otwartości w stosunku do zespołu, świadomie skupia się na mocnych stronach osobowości, podkreśla dobre cechy pracowników. Szefowie, którzy dopatrują się u swoich podwładnych tylko złych intencji, widzą przede wszystkim ich wady, prowokują niejako sytuację określaną przez Philipa Zimbardo jako samospełniające się proroctwo. To zjawisko polegające na tym, iż określone oczekiwania w stosunku do pewnych zachowań lub zdarzeń wpływają na te zachowania lub zdarzenia w sposób, który powoduje spełnienie oczekiwań. Zatem, oczekuj od ludzi, którymi kierujesz tego, co w nich najlepsze!

 

Zasada nr 2
ZAUWAŻAJ POTRZEBY DRUGIEGO CZŁOWIEKA

Bardzo ważna zasada nie tylko w zarządzaniu zespołem ale również w relacjach z ludźmi, na co dzień. Podczas szkoleń na temat motywacji słyszę często: „moich pracowników motywują tylko pieniądze!”. Nic bardziej mylnego! Wynagrodzenie jest oczywiście istotnym elementem procesu motywowania, warto jednak przyjrzeć się zagadnieniu nieco bliżej. Kiedy analizujemy wspólnie sytuacje, które zmotywowały konkretnego pracownika apteki do dodatkowego działania, okazuje się, że nie zawsze są to finanse. Podczas realizacji projektu AKADEMIA MENEDŻERA dla kadry kierowników dużej grupy  aptek omawialiśmy trudną sytuację w jednym z zespołów. Otóż, w tejże aptece pracowała osoba, która swoim zachowaniem nie tylko utrudniała realizację zadań kierownikowi ale wpływała również na atmosferę w zespole. Była liderem negatywnym. Sytuacja ta trwała już dość długo i wymagała rozwiązania. Podczas analizy konkretnych sytuacji okazało się, że pracownica ewidentnie chce zwrócić na siebie uwagę. Zdesperowana kierowniczka, bez wiary w powodzenie zgodziła się na propozycję grupy, aby dać krnąbrnemu pracownikowi ważne, odpowiedzialne zadanie. Niedawno miałam okazję gościć w opisanej aptece. Poznałam osobę, którą uznaliśmy za problemową. Od kilku miesięcy - to  lider pozytywny! To osoba, która jest bardzo zaangażowana w dodatkowe zadanie, tryska pomysłami a na spotkanie ze mną przyszła z własnej inicjatywy podczas urlopu. Mamy różne potrzeby i czasem w zawoalowany sposób sygnalizujemy je. Można przypuszczać, że osobę, która jest ambitna bardziej zmotywuje wysłanie na szkolenie czy konferencję niż jednorazowa premia. Pracownik, który jest nowy w zespole, ma zupełnie inne potrzeby niż jego lider. Uważna obserwacja osób, którymi zarządzasz, pozwoli Ci odkryć rzeczywiste potrzeby i tak dobrać motywatory, aby były rzeczywiście skuteczne.

 

Zasada nr 3
WYSOKO USTAWIAJ POPRZECZKĘ DOSKONAŁOŚCI

„Rodzice zawsze mi mówili, że ludzi nie interesuje, ile czasu zajmuje zrobienie czegoś. Ważne jest tylko, jak dobrze zostało to wykonane”
/Nancy Hanks, matka Abrahama Lincolna, prezydenta USA/


Myślę, że każdy z wdzięcznością i szacunkiem wspomina nauczycieli, którzy byli bardzo wymagający. Dzięki nim, łatwiej osiągamy sukces, dzięki ich zaangażowaniu w nasz rozwój i egzekwowaniu realizacji zadań na najwyższym poziomie. To oni ustawiali  poprzeczkę doskonałości czasem tak wysoko, że nam, młodym ludziom trudno ją było dostrzec. Warunek powodzenia jest jeden – poprzeczkę stawiamy wysoko nie tylko pracownikom – stawiamy ja równie wysoko, jeśli nie wyżej - sobie.

 

Zasada nr 4
STWÓRZ ŚRODOWISKO, W KTÓRYM NIEPOWODZENIE NIE OZNACZA PRZEGRANEJ

Bardzo istotną cechą dobrego przywódcy jest umiejętność rozbudzania ludzi – zwłaszcza, po porażce - do nowych wyzwań. Twórcze wykorzystanie niepowodzenia to umiejętność najlepszych liderów. Charles Knight, dyrektor firmy Emerson Electric zapytany o to, co jego zdaniem jest niezbędne aby dobrze zarządzać, odpowiedział: „Trzeba się nauczyć ponosić porażki. Jestem zdumiony liczbą organizacji, w których nie pozwala się ludziom na pomyłki. Nie można stworzyć nic nowego, jeśli nie potrafi się akceptować pomyłek” . Nic dodać, nic ująć.

 

Zasada nr 5
JEŚLI KTOŚ ZDĄŻA TAM, GDZIE TY – DOŁĄCZ DO NIEGO

Rozwijaj wewnętrzną siłę swoich pracowników. Kiedy już poznasz ich potrzeby, mocne i słabe strony – pozwól na działanie! Nie kontroluj nadmiernie, nie pouczaj. Czasem pozwól na porażkę. Zawsze jednak bądź. Sama świadomość Twojej obecności podczas realizacji ważnych zadań jest dużym „motorem” do działania.

 

Zasada nr 6
WYKORZYSTUJ WZORCE, BY ZACHĘCAĆ DO SUKCESU

„Przykład jest szkołą dla wszystkich ludzi; w żadnej innej nie będą chcieli się uczyć”                                                  
 /Edmund Burke/

 

Wielu z nas zapewne pamięta z dzieciństwa porównania typu: dlaczego nie możesz zachowywać się tak grzecznie jak Staś?, Adaś doskonale pływa i odważnie wskakuje do wody a Ty zachowujesz się jak mazgaj!, Małgosia dostała 5 ze sprawdzianu, dlaczego Ty masz tylko 4+? itd. Jeśli takie porównania występują od czasu do czasu, mogą stanowić pewną motywację do zmiany, aby dorównać „temu lepszemu”. Jeśli będziemy nadużywać tego typu argumentów, możemy doprowadzić do sytuacji, że motywacja będzie słabła wraz z obniżaniem się poczucia własnej wartości. Jeśli będziemy stosować wzorce zachowań, działania – nie zaś, personalne porównania łatwiej będzie nam uzyskać pozytywną motywację pracowników.

 

Zasada nr 7
OKAZUJ UZNANIE I CHWAL OSIĄGNIĘCIA

„Dla szlachetnych umysłów uznanie jest podnietą”
/C.C.Colton/

 

Alan Loy McGinnis opisuje przykłady właściwych sposobów wyrażania uznania. Oto, moim zdaniem 3 najważniejsze z nich:
CHWAL PUBLICZNIE!
Pochwała udzielona pracownikowi publicznie ma zupełnie inny wydźwięk niż pochwała „w cztery oczy”. Zespół widzi, że konkretne działania są doceniane i istnieje duża szansa na to, że również zechce zasłużyć na taką pochwałę. 
ŚWIĘTUJ SUKCESY!
Warto, aby każde działanie, zwłaszcza zespołowe zakończyć nie tylko podziękowaniem słowami ale również wprowadzić inną formę. Oto przykład: zespół otrzymał zadanie zmniejszenia stanów magazynowych leków zalegających. Został określony cel i sposób postępowania. Wszyscy bardzo się angażują i udaje się! Jeśli zaprosisz  pracowników np. na kręgle to nie tylko będzie to podziękowanie ale umocni Was jako zespół, zbuduje wspólnotę i wesprze przyszłe działania. Tak więc, świętujcie sukcesy!  
CHWAL ZA KONKRETNE ZADANIE, ZACHOWANIE!
Zdarza się często, że w dobrej wierze Szef chwali pracownika używając sformułowań bardzo ogólnych, typu: świetnie pracujesz, dobra robota, mogę zawsze na ciebie liczyć itd. Podczas moich rozmów z  menedżerami, podczas szkoleń czy coachingu bardzo często słyszę, że skupiają się na wskazywaniu złych zachowań i rzadko chwalą, uważając często, że jeśli pracownik pracuje dobrze to przecież nic wielkiego, nie jest to powód do chwalenia. Tak więc, lepsza pochwała ogólna niż żadna. Jednakże, kierując się zasadą, o której pisze Alan Loy McGinnis warto wskazywać na konkretne zadanie, zachowanie. Okazując uznanie w taki sposób, odnosimy się w sposób bardziej precyzyjny, bardziej uważny do pracownika. Podkreślamy tym samym (również innym osobom, pamiętając o chwaleniu publicznym) jakie działania i ich konkretne elementy są dla nas szczególnie ważne. Dla przykładu:  dla jednego Szefa będzie to terminowość realizacji zadania a dla innego forma.

 

Zasada nr 8
STOSUJ MIESZANKĘ WZMACNIANIA POZYTYWNEGO I NEGATYWNEGO

Można by rzec prościej: kij i marchewka. Rozwijając myśl – same pochwały mogą zdemoralizować, zaś same nagany zniechęcić. Pamiętaj, zatem o zachowaniu równowagi i w tym obszarze zarządzania zespołem.

 

Zasada nr 9
POTRZEBĘ WSPÓŁZAWODNICTWA WYKORZYSTUJ UMIARKOWANIE

To bardzo istotna zasada. Oto przykład „z życia wzięty”: w grupie 10 aptek wprowadzono nagrodę dla osoby, która w ciągu miesiąca sprzeda najwięcej  kosmetyku x. Nagroda była bardzo atrakcyjna, a kosmetyk rzeczywiście bardzo dobry, więc pracownicy z dużym zaangażowaniem przystąpili do konkursu. W połowie miesiąca okazało się jednak, że sprzedaż szła tak dobrze, iż kosmetyków zaczęło brakować w niektórych aptekach grupy. Rywalizacja była tak duża, że element współpracy nie okazał się na tyle ważny, aby pracownicy pomagali sobie i „przesuwali” asortyment do aptek, w których go zabrakło (choć mogli to uczynić, mając duży zapas). Zatem, współzawodnictwo – tak! ale umiarkowane.

 

Zasada nr 10
NAGRADZAJ WSPÓŁPRACĘ

„Zadziwiające, ile ludzie potrafią zrobić, gdy nie przejmują się tym, komu przypisze się zasługę”
 /Sandra Swiney/

 

Jedną z najbardziej podstawowych potrzeb każdego z nas jest przynależność do grupy. Chcemy należeć do grupy, w której będziemy czuć się dobrze, będziemy akceptowani. Mądry przywódca docenia pracę zespołową. Buduje i rozwija pozytywne więzi między pracownikami zespołu i często zachęca do wspierania się nawzajem.

 

Zasada nr 11
POZWALAJ, BY W GRUPIE ZDARZAŁY SIĘ BURZE

Nie istnieją zespoły idealne. Trudno byłoby nawet zdefiniować taki zespół. W każdej grupie zdarzają się nieporozumienia. Warto pozwolić, aby pracownicy sami rozwiązywali swoje konflikty oraz ustalali zasady wzajemnej współpracy, zanim Ty „wkroczysz” z rozwiązaniem. Po każdej burzy jest świeże, czyste powietrze. Nie nauczysz ludzi niczego, zwłaszcza budowania porozumienia jeśli będziesz ich w tym wyręczać.

 

Zasada nr 12
STARAJ SIĘ WŁASNĄ MOTYWACJĘ UTRZYMYWAĆ NA WYSOKIM POZIOMIE

„Bez entuzjazmu nie można zrobić nic wielkiego ani nowego. Jest on tym, co pcha człowieka do przodu. Chyba we wszelkiej wielkości odrobina przesady jest elementem niezbędnym”
/Harvey Cushing/

 

Cytat oddaje sens zasady aż nadto. Przykład idzie z góry, w tym obszarze również.

 

Na zakończenie, pragnę zachęcić Państwa do otwartości na zmiany. Alan Loy McGinnis wskazuje istotne obszary efektywnego zarządzania zespołem, motywowania ludzi. To cenne wskazówki, które nie tylko warto znać  ale przede wszystkim warto stosować na co dzień w pracy z zespołem . Zachęcam również, aby książka: „Sztuka motywacji” znalazła się w Państwa bibliotekach. Powodzenia!

 

Autor: Izabela Wielicka
Trener Aptekarskiej Szkoły Zarządzania
Artykuł z Magazynu Pharmacy&Business
Marzec 2011

Szkolenia w miesiącu
Lipiec 2019
  • Po
  • Wt
  • Śr
  • Cz
  • Pt
  • Sb
  • Nd
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 11
  • 12
  • 13
  • 14
  • 15
  • 16
  • 17
  • 18
  • 19
  • 20
  • 21
  • 22
  • 23
  • 24
  • 25
  • 26
  • 27
  • 28
  • 29
  • 30
  • 31
Newsletter

Chcesz otrzymywać na bieżąco informacje o szkoleniach? Zapisz się do newsletter`a!

Kontakt

Aptekarska Szkoła Zarządzania

ul. Szosa Bydgoska 58

87-100 Toruń

Wyślij e-mail

 

Wspópracujemy z: