2017-01-11

Dlaczego kierownicy aptek nie delegują zadań?

Dlaczego kierownicy aptek nie delegują zadań?


Jedną z największych bolączek kierowników aptek jest natłok zadań i brak czasu na ich realizację. Jeśli Ty również uważasz, że masz zbyt wiele do zrobienia, jesteś zakopany w pracy i wydaje Ci się, że nie ma na to żadnej rady to koniecznie przeczytaj ten artykuł do końca. Rada oczywiście jest i jest nią delegowanie zadań. Dla wielu menedżerów jest to oczywiste. Wiedzą oni, że zaoszczędzą w ten sposób swój czas, będą mogli go lepiej spożytkować na strategiczne zadania i pomogą jednocześnie zespołowi się rozwinąć. Z jakiegoś powodu jednak tego nie robią. Delegowanie jest korzystne dla menedżerów, pracowników i apteki. Mimo to pozostaje jedną z najsłabiej rozwiniętych i niewykorzystanych możliwości zarządzania.
Kiedy pojawiają się sygnały ostrzegawcze takie, jak Twoje długie godziny pracy, poczucie niezbędności, podczas, gdy Twoi pracownicy nie są zaangażowani, możesz być pewien, że nie wykorzystujesz potencjału płynącego z delegowania w pełni.


Zrozum, dlaczego nie delegujesz


Istnieje wiele powodów, dla których właściciele i kierownicy aptek nie delegują zadań. Część z nich to perfekcjoniści. Uważają oni, że szybciej i łatwiej jest zrobić wszystko samemu, a w dodatku efekty takiej pracy są lepsze, bo przecież sami robią wszystko lepiej od innych.  Wśród menedżerów są również tacy, którzy uważają, że przekazywanie pracy będzie umniejszać ich ważność. Innym powodem jest również brak pewności siebie kierownika i strach przed przyćmieniem przez swoich podwładnych. Nieważne, jak wysoka jest twoja samoświadomość, nie zakładaj, że te przekonania Ciebie nie dotyczą. Zamiast tego zadaj sobie pytanie, co zamierzasz zrobić, aby je zrównoważyć. Zmiana tych przekonań jest dużym wyzwaniem, ale dla efektów w postaci zaangażowanego zespołu, lepszej jakości pracy, zwiększenia satysfakcji pacjenta i czasu dla siebie, na pewno warto się go podjąć.  Rezygnacja z bycia ekspertem wymaga ogromnej pewności siebie i dystansu. Dlatego zdanie sobie sprawy, że nie można zrobić wszystkiego samemu, jest najważniejszym etapem delegowania.
 

Sprawdzaj swoje postępy


Kiedy już zidentyfikujesz czynniki przeszkadzające Ci w swobodnym delegowaniu, przejdź do zmiany swojego zachowania.  Częstym problemem jest brak świadomości odnośnie tego, co zmienić i jak to zmienić. Większość kierowników aptek zapytanych o to, jak przebiega ich dzień pracy jest w stanie wymienić dwie, trzy podstawowe czynności takie jak obsługa pacjenta czy przyjęcie zamówienia. Nie zdajemy sobie sprawy ile i co tak naprawdę robimy. Dobrym pomysłem jest prowadzenie dzienniczków i notowanie wszystkich zadań, które wykonuje się w ciągu dnia. Zapisuj również czas, jaki poświęcasz na poszczególne zadania.  Po tygodniu zaczniesz widzieć pewien schemat. Prawdopodobnie odkryjesz, że dużo czasu poświęcasz na działania niskiej rangi, które mogłyby być powierzone innym.


Zaufaj ludziom


Częstym powodem lęku przed przekazaniem zadań innym, są negatywne doświadczenia z przeszłości. Zarządzający, który raz się sparzył niechętnie powtarza doświadczenie związane z delegowaniem zadań i ufa przede wszystkim sobie.  Komfortową sytuacją jest ta, w której  pracujemy z ludźmi zaangażowanymi i mającymi odpowiednie umiejętności i wiedzę. Nie zawsze jednak sytuacja jest tak dogodna. Wtedy podstawą jest wcześniejsze przeszkolenie pracowników, zadbanie o to, by mieli wszystkie instrukcje i narzędzia, których potrzebują. Pracownicy uczą się przez doświadczenie. Jeśli Twoi ludzie nie mieli wcześniej szansy wykonywania jakiegoś zadania nie oczekuj, że od razy zostanie ono wykonane perfekcyjnie. Wykaż się cierpliwością i zrozumieniem. Jeśli zrazisz pracownika przy okazji jego pierwszej próby realizacji celu, będzie miał przed nim obawy w przyszłości i najprawdopodobniej spotkasz się wtedy z oporem z jego strony. A co zrobić, gdy pracownik mówi, że nie da rady czegoś zrobić i że Ty zrobisz to lepiej? To znak, że boi się on tego wyzwania i odpowiedzialności. Nie oznacza to jednak, że powinniśmy wtedy zadanie wykonać sami. Spraw, by poczuł się w tej sytuacji pewniej przekazując mu niezbędną wiedzę. Bądź dostępny w razie trudnych sytuacji i zachęcaj do zadawania pytań. Nie odbieraj mu jednak potencjalnej radości z odniesionego sukcesu i zdobycia nowej kompetencji. Najlepiej gdybyś mógł przekazać jakąś część pracy każdemu z członków Twojego zespołu.  Pozwoli Ci to zyskać czas i przełoży się na rozwój personelu aptecznego.
 

Stwórz plan rozwoju pracowników


Delegowanie zadań warto połączyć z tworzenie planów rozwoju pracowników. Porozmawiaj z członkami zespołu o tym, jakie zadania sprawiają im najwięcej satysfakcji, co uważają za swoją mocną stronę, co chcieliby jeszcze rozwijać i czego chcą się nauczyć. Zbadaj ich zainteresowania i preferencje. Dowiedz się, jak widzą swoją pracę w przyszłości. Ustali z nimi następnie,  jakie rodzaje zadań możesz im przekazać, aby mogli rozwijać umiejętności, których potrzebują. Upewnij się, że jest to wpisane w część ich obowiązków, i omów wzajemną odpowiedzialność za te procesy.  Następnie stwórz ściągawki z planem rozwoju każdej osoby i umieść go gdzieś w widocznym miejscu. To powinno przyczynić się do pobudzenia twojego myślenia o możliwości delegowania obowiązków jako standardowym zadaniu w pracy. A zadania, które przydzielisz, spotkają się z dużą aprobatą pracowników, gdyż będą rozumieli, że jest to część planu ich rozwoju.
 

Bądź otwarty na krytykę


Pozwól swoim podwładnym, aby bezpośrednio przekazali ci, że nie powiedziałeś im czegoś, co powinieneś. Pamiętaj, że nigdy nie jest łatwo wyrazić swoją opinię przed szefem, więc zakomunikuj jasno, że jesteś otwarty na tego typu reakcje. Ponadto niech pracownicy wiedzą, że są odpowiedzialni za własny rozwój i jeśli widzą zadanie, które chcieliby przejąć, powinni o niego po prostu poprosić.
 

Wtrącaj się w pracę swoich ludzi tylko wtedy, gdy to konieczne


Po przekazaniu obowiązków twoim zadaniem jako menedżera jest obserwować i wspierać swoich bezpośrednich podwładnych, a nie dyktować im, co mają robić. Tu nie chodzi o podejmowanie decyzji za nich. Rozwijaj ich umiejętności myślenia, tak aby mogli sami interweniować we własnych sytuacjach. Daj im przestrzeń. Jeśli chcesz, aby się czegoś nauczyli, musisz pozwolić im popełniać błędy i szukać pomysłów, jak je naprawić. Bądź jednak ostrożny, ponieważ czasem możesz pozostawić im zbyt dużo swobody. Mimo że nie chcesz mówić ludziom, w jaki sposób wykonać dane zadanie, musisz być w stanie ocenić ich skuteczność i rozwój. Nie odchodź od zadania, które zleciłeś. Bądź zaangażowany, ale daj swojemu pracownikowi prowadzić. Pamiętaj też, by przekazane zadanie rozliczyć. Po jego realizacji omów z pracownikiem to, jak mu poszło. Podkreśl z czego jesteś zadowolony i zwróć uwagę na to, co można zrobić lepiej następnym razem. Dzięki informacji zwrotnej pracownik ma szansę się czegoś nauczyć i wyciągnąć wnioski. Masz też dzięki temu większą pewność, że nie zostaną powtórzone te same błędy. Nie bój się również pochwał. Twoi ludzie na pewno na nie czekają, nawet jeśli nie są do nich przyzwyczajeni.
 

Ucz się poprzez doświadczenie


Delegowanie zadań jest także szansą na naukę dla Ciebie. Obserwuj swoje wyniki i wyciągaj wnioski. Modyfikuj swoje podejście, gdy zajdzie taka potrzeba. Zastanawiaj się nad tym, co możesz zrobić, by zadania, które przekazujesz były bardziej angażujące i motywowały Twój personel. Myśl o tym czy pracownicy potrzebują więcej swobody czy ważniejsze jest częstsze kontrolowanie ich pracy. Bądź cierpliwy podczas tych praktyk. Zmiana podejścia „zrobię wszystko sam, bo wiem lepiej niż inni” na: „pozwolę innym się nauczyć” wymaga czasu, ale przynosi ogromne korzyści.


Delegowanie może przynieść Ci same korzyści. Pamiętaj jednak, że jest to zwłaszcza na początku wspólna praca Twoja i osoby, której zlecasz zadanie. Przekazanie komuś nowego zadania wymaga analizy, komentarza zwrotnego i stopniowych zmian. Proces ten może się wydawać sprzeczny z głównym założeniem delegowania, bo jest czasochłonny. Pamiętaj jednak, że gdy już raz wyszkolisz pracownika, zaprocentuje to jego samodzielnością w przyszłości, co da Ci więcej czasu na to, co da Ci więcej czasu na zarządzanie apteką. Powodzenia!

Julitta Dębska

Źródło: Amy Gallo, Dlaczego nie delegujesz?, Harvard Business Review

Szkolenia w miesiącu
Listopad 2018
  • Po
  • Wt
  • Śr
  • Cz
  • Pt
  • Sb
  • Nd
Newsletter

Chcesz otrzymywać na bieżąco informacje o szkoleniach? Zapisz się do newsletter`a!

Kontakt

Aptekarska Szkoła Zarządzania

ul. Szosa Bydgoska 58

87-100 Toruń

Wyślij e-mail

 

Wspópracujemy z: